salmos a tu nombre oh Altisimo!

Anunciar por la mañana tu

misericordia y tu bondad cada noche.

Detengamos nuestro afán y meditemos

Demos gracias por todo en todo tiempo

Gracias por la vida, el aire, el sol, la salud y la familia

Como dice la canción:  Todo se lo debo a EL.

Virtual Assistants are entrepreneurs who are highly skilled in their professions. A virtual assistant is one who works virtually through the Internet, email, phone, fax, ftp and mail.

Sigo encontrando cosas bien interesantes.  Encontré un site de asistentes administrativos a nivel mundial, en este site hay una sección completa del asistente virtual, tienen asociaciones profesionales, desarrollo profesional  y están bien organizados.  Nunca habia oido hablar sobre este site, ni que existieran las asistentes virtuales.  Sí sabía que hay mucha gente que está utilizando la modalidad virtual de trabajar desde sus casas.  Les invito a que navegen por este site e investiguen posiblemente podamos conseguir trabajo de forma virtual para aquellas que deseen tener flexibilidad en sus horarios, especialmente las que tienen niños pequeños. Virtual Assistant  

Si no está acostumbrado a hablar en público o necesita ayudar a otras a mejorar  sus presentaciones estas sugerencias les podrían ayudar:

1. Las personas deben hablar un poco más alto de lo normal y utilizar gestos  más “exagerados” pero que se sientan cómodos, de acuerdo con Ted Fuller of Communispond.

2. Invierta tiempo analizando su audiencia.  Esté seguro de hablar sobre algo que su audiencia no conoce.

3. Evite leer, utilice un bosquejo y confíe en usted.

4. Brent Filson, consultor, sugiere que se mueva del podio y establezca el comunicación con la  audiencia, es vital.

5. Bert Decker, autor de You’ve got to be believed to be heard, recomienda que los oradores graben sus ensayos de manera que puedan reforzar sus puntos débiles.

6. Tome de cinco a seis segundos mirando a cada persona de la audiencia, menos tiempo lo hacen lucir como un conejo asustado.

7. Pause en lugar de decir “ums’ o ahs, eeeehh,  a la audiencia.

Artículo tomado de:  Communications Briefing ideas that work Vol 22 No 1 2004. www.briefings.com

1. Diluirse en hacer muchas cosas pequeñas a la vez

Sugerencia: Establecer prioridades para cada día y de ser necesario cada hora, hacer las cosas importantes primero.

2. Tener miedo en delegar

Sugerencia: Convénzase usted mismo que no es necesario que usted haga todas las cosas, aunque se pueden hacer a su manera si delega

3. No quiere decir “no” a  alguna petición

Sugerencia: No puede decir si a todo, decida qué quiere hacer y diga no a todo lo otro.

4. Estar atado al teléfono

Sugerencia: permita que otros verifiquen las llamadas, use una contestadora y establezca una hora para contestar y hacer llamadas.

5. Procrastinar

Sugerencia:   Realice esas tareas no placenteras primero, si son importantes.  Divida las tareas grandes en pequeñas secciones. Recompénsese a sí mismo cuando las haga.

Artículo tomado de:  Communications Briefing ideas that work Vol 22 No 1 2004. www.briefings.com

Establecer un plan para el desarrollo de su carrera profesional  puede ayudarle a alcanzar sus metas.   Para hacer esto debes reconocer cómo está o cómo te sientes en su posición actual o en las anteriores, identificar las destrezas requeridas para la posición a la que aspiras, evaluar sus destrezas y crear un plan de acción para el éxito.

 Para poder avanzar en la carrera debes detenerte y evaluar e identificar los siguientes aspectos de tus trabajos presentes y anteriores, qué te gusta o no,  ”no siempre la grama es más verde en el otro lado”:

• Tareas o deberes- qué te gusta hacer o qué odias
• Dinero – evaluar todos los beneficios no cambies chinas por botellas, seguros de vida,   seguro dental, vacaciones, días por enfermedad, días feriados, etc.
• Tiempo de tránsito – gasto de gasolina, peajes, estacionamiento y tiempo en el tapón.
• Compañeros de trabajo – hay que sopesar si le gusta su trabajo o no puede con los compañeros o viceversa.
• Estilos de supervisión de los jefes – se siente cómodo, siente que aprecian su trabajo.
• Oportunidades de promoción- estás dispuesta a un cambio lateral si este te ofrece futuras oportunidades de ascenso.

 Identifica dónde tú quieres estar

 No es solo alcanzar el trabajo de tus sueños, tienes que pensar en la clase de persona que  quieres ser y cómo vas a disponer de tu tiempo. Debes pensar en tus pasiones y cómo poder integrar sus intereses personales y profesionales.  Debes identificar las destrezas requeridas para el trabajo que deseas haciendo una investigación, buscando las descripciones de puestos, haciendo entrevistas a personas de recursos humanos.  Puedes buscar información en el Departament of Labor Occupational Outlook Handbook (http://stats.bls.gov/oco/home.htm).   Evalúa tus destrezas y lo que necesitas para desarrollarte que puede incluir:

 Destrezas Técnicas:

            Computadoras

            Equipo

            Destreza en el teclado

            Organización

            Planificación de reuniones

 Destrezas (soft skills)

            Educación

            Servicio al cliente

            Etiqueta en el uso del teléfono

            Comunicación

            Ventas/contactos

Rasgos profesionales

            Apariencia

            Confianza

            Protocolo

            Confidencialidad

 Haciendo un inventario de todas estas cosas te dará una idea de qué necesitas mejorar de manera que puedas subir a otro escalón en tu carrera profesional.   Una vez tengas claro lo que debes mejorar debes crear un plan de acción para alcanzarlo.  Establece el SMART para tus metas: Specific, Measurable, Aligned (with personal and corporate goals), Realistic, Time-driven (tradución: especifico, medible, alineado con metas personales y corporativas, realista, tiempo medido).  Usando SMART te permite llevar el progreso de tus esfuerzos.  Debes pedir retroalimentación del jefe de cómo está tu rendimiento y recibir crédito por el progreso.

 Debes hacer un assessment continuo de tus destrezas, debes hacer un curriculum vitae donde anotas todas las destrezas adquiridas y desarrollo profesional, seminarios etc. 

 Estableciendo metas y creando un plan de acción te dará  los primeros pasos para hacer tus sueños realidad.

 Articulo  tomado de: Marie R Herman, CPS/CAP  OfficePRO  April 2005

En esta presentación se explica el ciclo de vida de los documentos  y como manejarlos.

Este video describe las maneras correctas de dirigirse a través del teléfono y del email.

Vestimenta apropiada para la oficina

Reseña

En este articulo narra una situación de una joven profesional administrativa que le llamaron la atención  al  estar “inapropiadamente vestida” para una presentación en la junta de directores.   Esto no hubiese ocurrido si la compañía tuviera una Código de Vestimenta, pero no lo tenía.

En el mundo de negocios de hoy hay diferentes códigos de vestimenta y estos varían de industria a industria y de región a región (especialmente en Estados Unidos).  No todo lo que sale en la televisión y las revistas son apropiadas para el mundo de negocios.  No todas las modas y tipos de telas son preferibles para la oficina.  También habla sobre las joyas y accesorios deben ser moderados, los colores sobrios.

Uno de los temas más importantes y discutidos en las clases de administración de oficina es el tema de la vestimenta apropiada para la oficina.   Durante mis años de estudio, hacían mucho hincapié en que los estudiantes internalizaran y aprendieran la manera correcta de vestir.  Siempre se hablaba de tener una apariencia fresca, limpia, con maquillaje moderado, accesorios pequeños no grandes y brillosos que llamaran la atención, el uso de medias para las damas, camisa de manga larga y corbata para los varones, zapatos limpios y brillados, peinados sencillos y  los caballeros bien recordados.  Esto ha variado ahora pueden usar el cabello más largo.  En fin siempre aquí en Puerto Rico desde la escuela superior hasta universidad enfatizan  que el profesional administrativo vista correctamente.  

En muchas ocasiones como menciona el artículo, no hay un código de vestimenta establecido y esto da pie a que el empleado vaya al trabajo como mejor le parece.  Desgraciadamente en muchas oficinas públicas y  privadas vemos a muchas damas y caballeros  con mahones, pantalones capri (hasta la pantorrilla), escotes, camisas transparentes y otras cosas más.  Hay que hacer la salvedad que no todas son  profesionales administrativas y quizás no tomaron la clase de cómo vestirse apropiadamente.

Como dice un refrán “la primera impresión es la que cuenta” para una entrevista de trabajo hay que verse súper profesional, pero luego hay que seguir manteniendo esta imagen.  No podemos permitir que esta imagen baje de categoría.    Por eso exhortamos a todo(a)s los profesionales administrativos que siempre se mantengan con la imagen profesional que nos caracteriza.

Articulo tomado de:  Horwedel, Dina You’re a Professional—Dress the Part http://www.asaporg.com/members/dh_3.aspx Tomado el 11-13-08